ARQUIVO DIGITAL

 

O Arquivo Digital é uma solução que realiza a recepção, validação, armazenamento e o gerenciamento completo de documentos fiscais eletrônicos (NF-e, CT-e, NFS-e, MDF-e e NFC-e) emitidos e recebidos pela empresa. Além disso, realiza automaticamente o download das NF-e, diretamente do portal nacional, para que a empresa faça a Manifestação do Destinatário (MD-e) e garanta posse de todos os documentos que foram emitidos contra o CNPJ dela.

A solução integra-se facilmente a qualquer software de gestão (ERP), podendo ser instalado em estrutura local, ambiente da própria empresa, ou web. Atende a todos os aspectos legais, auxiliando sua empresa a evitar multas por descumprimento de obrigações acessórias, além, de organizar os documentos fiscais para a Escrituração Fiscal Digital.

 

O Arquivo Digital é composto de três módulos.

 

  • Portal de Gerenciamento: Ambiente para uso interno onde ficam armazenados todos os documentos fiscais eletrônicos (NF-e, CT-e, NFS-e, MDF-e e NFC-e) emitidos e recebidos pela empresa. Nesse ambiente, a partir de diversos filtros customizados pelo usuário, é possível ter acesso aos documentos eletrônicos e acompanhar os status dos mesmos em tempo real. É possível, ainda, ter acesso resumido ou detalhado ao conteúdo de cada documento emitido ou recebido pela empresa. Também manipular os mesmos, imprimir os documentos auxiliares (DANFE, DACTE, RPS, DAMDFE…), enviar por e-mail os documentos fiscais, fazer carta de correção eletrônica, além de disponibilizar para o contador da empresa, o download de um determinado período de documentos fiscais, para que ele possa escriturá-los. Pelo Portal de Gerenciamento é possível ainda realizar a Manifestação do Destinatário (MD-e), tendo acesso automático a todas as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas contra o CNPJ da empresa. Os documentos recebidos dos fornecedores são disponibilizados também de forma automática para que o software de gestão possa importá-los sem a necessidade de o usuário digitá-los novamente. Todas as ações dos usuários dentro do Portal de Gerenciamento ficam registradas em um log, o que é um facilitador, em caso de um processo de auditoria. O Arquivo Digital é multiempresas e multiusuários, facilitando o uso de empresas que possuam várias filiais, bem como escritórios de contabilidade que fazem a gestão de diversas empresas.

 

  • Portal de Relacionamento: Esse é o ambiente disponibilizado pela empresa para que seus clientes tenham acesso aos documentos eletrônicos que foram emitidos contra eles. O usuário pode realizar o download e imprimir o documento auxiliar (DANFE, DACTE, RPS…) diretamente do Portal disponibilizado pela empresa. É possível também realizar consultas e manipular os documentos emitidos contra o CNPJ dele através de diversos filtros customizados na área restrita.

 

  • Valida Fácil: Ambiente simples e prático para que a empresa verifique a veracidade dos documentos que chegam de seus fornecedores. Através do Valida Fácil é possível consultar a veracidade dos documentos recebidos diretamente na SEFAZ de origem, além de verificar, no Portal de Gerenciamento do Arquivo Digital, se a empresa fornecedora enviou os arquivos XML dos documentos fiscais eletrônicos referentes a mercadoria que está sendo entregue.
Gerenciamento de Documentos Eletrônicos